Rogaland Kontrollutvalgssekretariat
Sekretariatets oppgaver
Oppgavene til Rogaland Kontrollutvalgssekretariat:
1. Administrasjon:
Sekretariatet har bl.a. ansvaret for å oppfylle kontrollutvalgets arkivplikt, oppdatere egne/utvalgenes nettsider og oversende link til kommunenes nettsider. RKS benytter det elektroniske sak- arkivsystem Public 360, noe som sikrer sikker oppbevaring av all informasjon, også taushetsbelagt informasjon.
2. Saksbehandling:
RKS forbereder, saksutreder og kvalitetssikrer sakene og følger opp at kontrollutvalgenes vedtak blir iverksatt. Sekretariatet sørger for at sakene er forsvarlig utredet og opplyst. Forsvarlighetskravet til kontrollutvalgssekretariatet er det samme som det rådmannen/ kommunedirektøren er underlagt.
3. Utredning:
RKS gjør egne undersøkelser (som ikke er revisjon) etter bestilling fra utvalgene. Sekretariatet lager plan for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll. RKS bestiller overordnet risiko- og vesentlighetsvurdering (ROV) for forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll fra revisor, som utarbeider ROV. RKS utreder valg av revisjonsordning og foretar eventuell konkurranseutsetting av hele eller deler av revisjonsoppdrag der dette er aktuelt.
4. Møteavvikling – møtegjennomføring:
RKS står for innkalling til møter og fører protokoll, inviterer andre deltagere og tilrettelegger for møtene. Sakene sendes elektronisk med link til våre nettsider, slik at sakene er lette å navigere i på alle plattformer.
5. Rådgivning:
Sekretariatene er en viktig faglig ressurs og diskusjonspartner for kontrollutvalgene både før, under og mellom utvalgsmøtene. Særlig i spørsmål om habilitet og møteoffentlighet er vår erfaring at utvalgene trenger veiledning.
6. Koordinering/bindeledd:
Sekretariat er kontrollutvalgenes operative ledd. RKS står for dialog med rådmann/kommunedirektør og revisjon på vegne av utvalget og sørger for effektuering og oppfølging av utvalgenes saker.
Gjennom vårt arbeid ønsker vi å:
være en ledende tilbyder av administrative tjenester til kontrollutvalgene i vår region, herunder sekretariatstjenester og rådgivning
sikre tillit til den kommunale forvaltningen
Det er verdt å merke seg følgende når det gjelder kontrollutvalget:
Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, og har derfor ikke anledning til å behandle klager på enkeltsaker. Kommunene har egne klageorganer som behandler slike saker. Kontrollutvalget har heller ikke myndighet til å overprøve politiske vedtak som er fattet, det gjelder også vedtak fattet etter delegasjonsfullmakt. For mer detaljer, se her
Sekretariatets organisering:
Sekretariatet er organisert som IKS.
Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt.
Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget.
Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet.